关于前期物业管理招投标平台 运行情况的报告
来源:未知    作者:武汉和信物业   2015-09-10 15:35

 

武汉市物业管理事务指导中心
 
      自去年5月以来,前期物业管理招投标平台在市局的正确指导下,在各区局和相关单位的支持配合下,着眼全局,坚守原则,积极作为,不断完善平台建设,规范各方行为,为促进物业管理市场的公平竞争,维护市场的正常秩序发挥了积极作用。现将招投标平台一年多来的运行情况报告如下:

一、平台运行情况
     
    (一)基本情况
      2014年5月1日至2015年8月21日,前期物业管理招投标平台共完成开评标226场,涉及206个项目,其中:邀请招标项目154个(其中16个废标后已重新开标),公开招标项目52个(其中2个废标后已重新开标),平均每月开评标15场,最高峰值达25场。206个招标项目总建筑面积约3600万平方米,合同金额约65亿元。参与投标的物业企业共计297家,其中,一级资质75家,承接项目104个;二级资质72家,承接项目38个;三级资质(含暂定)150家,承接项目64个。从中标企业物业收费标准来看,以高层住宅为例:一级企业的均价为2.65元/㎡*月,二级企业的均价为2.63元/㎡*月,三级企业的均价为2.21元/㎡*月;主城区的均价为2.64元/㎡*月,新城区的均价为1.94元/㎡*月。
     
     (二)主要做法
        前期物业管理招投标平台入驻市民之家后,社会关注度高,运行要求高,工作责任大,平台一班人自我加压,着眼全局、坚守原则、积极作为,有效推进了平台的规范建设,达到了预期效果。主要做法如下:
         一:是查漏补缺、完善制度,规范了平台建设。建立业务例会制度,共召开例会25次,形成9期会议纪要,及时查漏补缺,完善制度措施。平台运行以来,制定了《前期物业管理招投标操作标准》、《前期物业管理招投标办公室职责》、《评标专家委员会职责》、《前期物业管理招投标办公室内部审核流程》、《评标专家抽取管理规定》等14项制度,编印了《前期物业管理招投标服务指南》等5项宣传资料,为前期物业管理招投标平台有序运转明确了标准。
         二:是提示靠前、服务优先,提升了平台效率。建立业务交流QQ群,本着坚持原则、促进规范的宗旨做好咨询解答。遇到问题,及时请示市局,及时沟通区局,及时传递信息,逐步统一了服务口径和受理标准。在窗口建设方面,设置收件、初审、复审三个受理环节,启用内部审核流转单记录受理情况,严格实行一次性告知。在现场管理方面,编写了《开评标现场组织方案(范本)》、《开评标流程及职责》、《投标人须知》等资料,进一步明确了参与人员及其职责、会议议程及招投标程序,提示招标投人做好前期准备。在服务企业方面,先后培训开发企业100多家,宣传办事流程,配合区局做好开评现场监督,提示招投标人遵守开评标纪律,提示评标专家按要求独立评标,确保了开评标规范有序进行。
         三:是把住关口、着眼全局,发挥了平台作用。起草了武汉市前期物业管理招标文件范本(试行版),将完成资质清理作为投标人必要资格条件,将信用信息作为重要评标依据;招标文件范本试行一年多来发挥了积极作用,不仅规范了招投标行为、维护了各方利益,而且促进了物业市场规范运行、有序发展。为整合利用好前期物业管理招投标的大量原始数据,开创性地提出了“图管物业”的思路,制定了物业服务区域图数据标准,将物业区域划分测绘成果和招投标信息引入物业综合管理系统,为提升物业信息化管理水平奠定了基础。
         四:是主动作为、积极沟通,降低了平台风险。按照“逐步取消收取物业合同、全面实现内部流转信息”的目标和“先手工流转再系统传递”的方式,平台与行政审批处共同起草了工作对接方案,采用《落实前期物业管理招投标情况核实表》传递物业合同备案信息,形成了“区局--前期招投标办公室-行政审批处”的内循环模式,加强了工作对接和信息互通,建立了信息传递畅通的工作链条,有效遏制并拦截了造假闯关行为。
         五:是遵章守纪、严于律己,受到了各方好评。积极与市民之家沟通衔接,得到其有力指导和支持。如:在开标较集中的时段,为平台开通绿色通道,开放监控室,简化开评标室预约、开评标过程监控、开评标录像提取等程序,为平台高效服务提供了有力支撑,也为企业争取了时间。一年多来,企业对平台服务工作整体较为满意,先后送来锦旗10面,平台也被市民之家评为信息报送先进单位。同时,平台还建立了内部廉政制度,分管领导与科长,科长与办公室工作人员经常进行廉政谈话,加强警示教育,截至目前,没有一起违纪违规投诉。
 
         总体来说,前期物业管理招投标平台入驻武汉市民之家一年多来,运行基本顺畅,推进了管理模式从分散到集中、配套机制从无到有、操作标准从模糊到清晰、办理流程从零散到融合的“四个转变”,打破了只有邀请招标没有公开招标的老传统,打破了开发建设单位擅自指定物业企业的旧惯例,打破了投标竞争由招标人说了算的潜规则,较好地实现了统一规范全市前期物业招投标活动的目标。

二、存在的不足
        虽然平台建设和运行有了良好的起步,但还存在一些不足,主要表现在:
        一:是区局备案把关还不规范。部分区局工作人员对法规政策不熟悉、未完全掌握备案工作流程,把关不严、审核不到位的情况时有发生。如,经常出现备案通过的项目未按法律规定时限予以安排、系统申报资料与纸质提交资料不一致等问题,导致有些项目招标文件反复修改,企业意见大;面对一些明显不符合招标规定的诉求,有的区局工作人员不明确给予答复,回避矛盾,搪塞企业,让企业在市区之间来回折腾。
        二:是开发企业招标行为还不规范。通过对2015年1月至5月的38个项目进行分析,发现物业区域划分不规范、招标文件编制不规范、系统申报不规范的问题有300多条。其中:招标申请不规范的问题占18%,主要是不符合物业区域划分原则、物业用房配备不足、备案数据与项目数据不相符、委托行为不规范、超出规定时间申请发布信息等;系统申报不规范的问题占25%,主要是资料上传不完整或模糊不清、系统录入内容与招标申请资料内容不一致等;招标文件编制不规范的问题占40%,主要是随意设置最高投标限价,水、电以及配套设施设备数据大量空缺,在投标人资格方面故意抬高门槛或设置歧视条款等。由于招标文件编制水平较低,招标人经验不足,经常出现同一类问题反复提示,反复修改的情况,影响了招投标工作的正常开展。因为招标文件重要条款前后矛盾导致的废标就有3场。
        三:是物业企业投标行为还不规范。比如:同一企业投标不同项目时,提交的业绩、制作的方案大相径庭,得分奇高奇低;有的企业投标报价明显低于成本;有的项目所有投标文件出现了不应有的雷同,涉嫌陪标围标;还有的投标文件编制水平较低,暗标文件出现企业和项目名称、投标出现两个报价、投标报价超出最高限价等情况时有发生,由此导致废标的项目就有15个。
        四:是专家评标行为还不规范。评标专家只打分不把关的问题较为突出,如,对于招标文件中未明确物业服务等级标准,投标文件中提供的企业业绩、项目经理资料不完整,物业费用测算依据不足,甚至不提供测算依据的情况,有的评标专家只打分,未提出任何质疑,也未在评标报告中予以注明。另外,不同的评标专家有不同的评标标准,如,有的专家认为法人证明有误应认为无效投标,有的认为不影响投标;有的专家认为暗标文件未按招标文件要求制作应该废标,有的则认为可以忽视该问题。同一专家对于一类问题在不同的项目中有不同的评审标准,如,有的专家曾经因 
        五:是平台建设还不规范。如:物业服务区域图由测绘部门编制,但系统录入数据常常与测绘数据不一致,不利于后期利用和管理。又如,当招标备案通过后,如果发现信息录入不完全,退回申请后,招标人只能通过重新录入才能再申请,而不能在原基础上进行修改完善,给招标人带来极大不便。
 
三、下步打算
        前期物业管理招投标活动监管是加强物业行业监管的重要内容,必须紧紧围绕“依法依规、规范运行、全程监管、公开操作、优质服务”的思路,建设好高起点、高标准、高效率的平台。为此,必须以“服务一流、管理一流、效率一流、形象一流”为目标,创新思维、扎实工作、统筹推进,全面实现前期物业招投标平台提档升级。下一步,平台将重点做好以下几个方面的工作:
     一:是完善相关制度。建立疑难案件会审制度,加强工作请示汇报,加强与区局联系沟通,以网上报名为突破,规范投标报名等环节。
     二:是加强专家队伍建设。定期组织评标专家开展培训,按照一人一档的要求建立评标专家档案,严格考评专家绩效,定期汇总公示。
     三:是完善招标文件范本,明确招标要素,细化评分标准,规范报价方案,引入答辩环节,合理运用信用信息。
     四:是加强开评标现场管理。采用视频方式提示各方职责,进一步明确开评标现场流程和纪律;制定招标代理管理制度,进一步规范招标代理行为。
     五:是做好宣传提示工作。结合实际,优化工作流程,修改完善操作指南、温馨提示、一次性告知书等宣传资料以及招投标各类样表,进一步完善招投标常见问题解答,提高办事效率。
     六:是推进系统建设。推进物业区域划分测绘历史数据导入系统工作,并结合物业招投标工作管理需求及测试情况进一步完善物业区域划分备案、网签物业服务合同等系统功能,提高信息化管理水平

     下一步,招投标平台将继续按照市局的部署要求,紧紧依靠各区局和相关单位的支持和协助,以更严谨的态度、更有力的措施、更有为的姿态和更扎实的作风,推进平台工作更上新台阶。